Mediante la Resolución Rector 17/24 se aprueba el Manual de Procedimientos de la Dirección de Patrimonio de la UNL

Cuando el trámite de adquisición del bien se lleva adelante por un dependencia que no es coincidente con el área responsable del bien, se deberá incorporar en el trámite una nota firmada por la máxima autoridad de la dependencia correspondiente al área responsable.

Ver MODELO DE NOTA

Antes de gestionar la baja definitiva de un bien de uso, la dependencia deberá solicitar a la Dirección de Patrimonio el cambio de estado en el sistema SIU-Diaguita, pasando de “Bien en uso” a “Bien en desuso” o “Bien de rezago”, según corresponda.

• Bien en uso: son aquellos bienes que se encuentran destinados al fin para el cual fueron incorporados al patrimonio. Es el estado inicial de los bienes que se incorporan.
• Bien en desuso: ya no cumple su función en la dependencia/ubicación actual, pero es utilizable. Puede transferirse a otra dependencia.
• Bien de rezago: no es utilizable por rotura irrecuperable, obsolescencia, desgaste o por resultar antieconómica su reparación.

Procedimiento solicitud cambio de estado

Responsable de Uso: cuando un bien de uso cambie su estado a desuso o rezago, debe:

• Notificar al Responsable Patrimonial dicho cambio de estado a través de un Informe Técnico (Ver modelo) que contenga:
• Número de inventario y detalle del bien.
• Ubicación física del bien.
• Dependencia o Área responsable del bien.
• Justificación del cambio de estado del bien.
• Mantener el bien bajo la custodia del Responsable de Uso en la Dependencia al cual pertenece, hasta tanto se determine su destino final.

Responsable Patrimonial: al recibir la notificación del Responsable de Uso o al realizar un recuento físico, deberá:

• Verificar la correcta emisión del Informe Técnico remitido por el Responsable de Uso o emitir un Informe Técnico en función del recuento físico realizado.
• Iniciar un expediente para notificar a la Dirección de Patrimonio la actualización de la información (ver nota modelo), adjuntando el Informe Técnico.

Las actuaciones deben estar autorizadas y firmadas por la máxima autoridad de la dependencia.

El expediente deberá remitirse a la Secretaría de Gestión y Administración Presupuestaria, para su evaluación y posterior tramitación ante la Dirección de Patrimonio.

MODELO DE INFORME TÉCNICO CAMBIO ESTADO BIENES DE USO

MODELO DE NOTA CAMBIO DE ESTADO  (DESUSO-REZAGO)

Procedimiento mediante el cual un bien de uso inventariado se traslada de su ubicación física y/o se traspasa de su dependencia o área responsable.

Permite hacer ajustes en el inventario para garantizar la exactitud de la información patrimonial y la responsabilidad de cada dependencia.

Existen tres tipos de procedimientos de transferencias de bienes de uso y las solicitudes deben ser iniciadas por el Área Responsable de los bienes a ceder.

• Traslado de Ubicación física

Cuando un bien de uso cambia de Ubicación Física sin cambiar de Dependencia. Ej. un escritorio de Bedelía de la Facultad se traslada a Alumnado de la misma Facultad.

Su Responsable de Uso, deberá notificar al Responsable Patrimonial el acuerdo de transferencia detallando (ver nota modelo):

• Número de inventario y descripción del bien a trasladar.
• Motivo de la transferencia del bien.
• Ubicación Física actual del bien.
• Ubicación Física a la cual se traslada el bien.
• Responsable de Uso actual del bien.
• Responsable de Uso nuevo del bien, en caso de corresponder.
• Plazo de cesión del bien, en caso de que sea temporal.
• Constancia de conformidad del Responsable de Uso que recibe el bien, en caso de corresponder.

Responsable Patrimonial: al recibir la notificación del Responsable de Uso, deberá:

1. i) Verificar la información remitida por el Responsable de Uso.
2. ii) Iniciar un expediente para notificar a la Dirección de Patrimonio la actualización de la información, adjuntando:

• Notificación realizada por el Responsable de Uso.
• Constancia de conformidad del responsable de uso que recibe el bien.

Las actuaciones deben estar autorizadas y firmadas por la máxima autoridad de la dependencia.

El expediente deberá remitirse a la Secretaría de Gestión y Administración Presupuestaria, para su evaluación y posterior tramitación ante la Dirección de Patrimonio.

• Traspaso de dependencia

Procedimiento mediante el cual un bien de uso cambia de Dependencia sin cambiar de Ubicación Física. Ej. la oficina Auditoría Interna ubicada en una Facultad pasa a ser utilizada por la Secretaría de Posgrado de la Facultad, el aire acondicionado ubicado en dicha oficina debe traspasarse de Dependencia de Rector a la Facultad.

Dependencia cedente: al recibir un pedido de traspaso de Dependencia de un bien de uso sin cambiar de Ubicación Física, deberá:

1. i) Iniciar un expediente adjuntando Nota de elevación del pedido de transferencia (ver nota modelo) que detalle

• Número de inventario y descripción del bien a transferir.
• Motivo de la transferencia del bien.
• Dependencia o Área responsable actual del bien.
• Dependencia o Área responsable a la cual se transfiere el bien.
• Responsable de uso actual del bien.
• Responsable de uso nuevo del bien.
• Plazo de cesión del bien, en caso de que sea temporal.

1. ii) Autorizar y firmar la documentación por la máxima autoridad de la Dependencia y remitir el pedido de transferencia a la Dependencia que recibirá los bienes.

Dependencia cesionaria: al recibir un pedido de traspaso, la Dependencia que recibe los bienes, deberá prestar la conformidad del traspaso solicitado, autorizar y firmar la documentación por la máxima autoridad de la Dependencia y remitirlas actuaciones a la Secretaría de Gestión y Administración Presupuestaria. Luego interviene la Dirección de Patrimonio, registrando la Transferencia en el sistema de gestión patrimonial y remite las actuaciones a la Dependencia cedente para su conocimiento.

Dependencia cesionaria – devolución: para las transferencias temporales al momento de la devolución del bien a la Dependencia cedente, deberá repetir el procedimiento descripto precedentemente.

• Traslado de Ubicación Física y traspaso de Dependencia

Procedimiento mediante el cual un bien de uso cambia de Ubicación Física y de Dependencia. Ej. un armario de Despacho de la Facultad se traslada a Mesa de Entrada de otra Facultad.

Deberá cumplimentarse el procedimiento descripto en el apartado precedente, debiendo detallar en estos casos además la Ubicación Física actual del bien y la Ubicación Física a la cual se transfiere el bien.

MODELO DE NOTA CAMBIO DE UBICACIÓN FÍSICA

MODELO DE NOTA CAMBIO DE UBICACIÓN FÍSICA Y DEPENDENCIA